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Der OMT-Agency-Day 2022: Inspiration, Networking & Austausch

Am 24. Juni 2022 war es endlich wieder soweit – der OMT-Agency-Day fand in Mainz statt. Mit 100 weiteren Entscheider:innen haben wir uns über aktuelle Themen der Agenturlandschaft ausgetauscht und Networking betrieben.

 

Wir? Auch für uns war der Agency Day dieses Jahr etwas Neues. Wir haben das Angebot vom OMT wahrgenommen und als ReachX mit 5 Personen aktiv teilgenommen. Vorweg: Das können wir allen größeren Agenturen nur empfehlen. Die Themen sind breit gefächert und damit war für uns alle etwas dabei. Wir dürfen nicht vergessen, wir hatten einen Tag befreit vom Daily Business, an dem wir uns gemeinsam mit anderen zu den Themen ausgetauscht haben, die wir vorantreiben wollen. Ob als Geschäftsführung, Head of oder auch als Teamlead. Und jede:r hat damit seine Perspektive ins Spiel gebracht.

So konnten wir uns auf die 3 Räume mit den insgesamt 15 Vorträgen/Diskussionen aufteilen. 

Anders als bei vielen anderen Veranstaltungen ist der Agency Day eine Mischung aus: 

  • Frontalvorträgen – immer Zeit für Fragen zwischendurch oder Zeit zwischen den Slots
  • Fragestellungen, die in 75-minütigen sehr intensiven und vor allem ehrlichen und transparenten Austausch diskuttiert werden

Und so ist auch dieser Recap – einfach anders. Zu einigen Events haben wir mehr zusammengefasst, zu anderen weniger. Es ist auch keine klassische Zusammenfassung von harten Fakten, sondern von Erfahrungen und Meinungen. Das sind alles Denkanstöße. 

Wie eine Teilnehmerin in unserer Diskussion zum Time-Tracking so wunderbar gesagt hat: Es geht nicht um schwarz oder um weiß, wir müssen die Grautöne entdecken und nutzen.”

Ihr könnt uns glauben: Es war gut, um Gedanken die man hat zu festigen, zu challengen, den eigenen Horizont wieder ein wenig mehr zu erweitern und Themen mitzunehmen, die man selbst vielleicht so noch gar nicht auf dem Schirm hatte. Wir haben einiges für die nächsten Monate vielleicht sogar Jahre mitgenommen.

 

Hybrides Arbeiten & New Work: Ein Modell für die Zukunft? – Mit Thomas Berg

 

Die Diskussion von Thomas Berg richtete sich an alle Agenturen, die Remote Work und Hybrid Work optimal für Mitarbeitende und Unternehmen einsetzen möchten. Thomas hat hier einige Fragen und auch seine Sichtweisen dazu mitgebracht:

  • Welche Strategien gibt es?
  • Wie führt und fördert man Mitarbeitende?
  • Wie erhält und schafft man eine einzigartige Kultur?
  • Wie haben sich die Bedürfnisse der Mitarbeitenden entwickelt?
  • Wie gestaltet man ein passendes Arbeitsumfeld – im Büro und im Homeoffice?

 

Output vs. Outcome

Wir müssen uns die Frage zwischen Output vs. Outcome-orientiertem Arbeiten stellen. Was wollen wir? Das Outcome kann auch als Bewertung des Outputs betrachtet werden. Doch das Outcome ist das relevantere, denn dies ist das Ergebnis!

Und dafür ist es wichtig, dass wir Verantwortung delegieren und damit geben wir das Ziel – nicht den Weg – vor.

 

OMG ich verliere die Kontrolle

Wie sollten Mitarbeiter:innen remote entwickelt und geführt werden? Wichtig ist es hier die sozialen und persönlichen Komponenten ins Gespräch mit einzubeziehen und gerne auch mal “out of the box” Termine wahrzunehmen. Bspw. bei einem gemeinsamen Spaziergang. Auch das geht an unterschiedlichen Orten per Telefon – einfach die Kopfhörer rein und schon geht man gemeinsam spazieren.

Ebenso haben wir darüber gesprochen, wie sich die Zeit für das Management angefühlt hat, als wir auf einmal am Anfang der Pandemie standen und von heute auf morgen auf remote umsteigen MUSSTEN. Absoluter Kontrollverlust machte sich breit. Wo war Raum dafür? Wie ist man persönlich damit umgegangen? Und aus einem Gedankengang entstand schon wieder eine weitere Frage, die uns alle beschäftigt und beschäftigen sollte: Wie entwickelt man Führungskräfte für das hybride Arbeiten? Direkt ist ein guter Austausch zu einem geschätzten Agentur Kolleg:innen entstanden und wir werden uns im Nachgang bestimmt noch darüber austauschen.

 

Der Markt verlangt… was verlangt er eigentlich?

Was wir jetzt schreiben, hat sich in vielen Bereichen immer wieder bestätigt. Es ist nichts Neues, nur ein kleiner Reminder: Immer und überall gibt es verschiedene Bedürfnisse. Was verlangt der Markt? Und ja, er verlangt New Work, keine Frage. 

Remote- vs. Office-Arbeitsweise ist ein schwieriger Spagat zwischen Individual-und Global-Lösung. Ggf. muss die Möglichkeit genutzt werden, das Ganze auf Team-Ebene zu steuern bzw. Teams entscheiden zu lassen, was für das Teamgefüge am besten funktioniert. In den letzten zwei Jahren haben viele Personen einen festen Arbeitsplatz auch intensiver zu schätzen gelernt. Ja, auch in der Online-Szene. 

Jede Firma sollte sich die Frage stellen: Wer sind wir? Wer wollen wir sein? Hat man dies für sich beantwortet, kann man sich klar auf dem Markt positionieren und so die passenden Typen finden. So kann es aus unserer Sicht die besten Matches geben. Welche Regeln braucht es – vielleicht in so einer Umgebung sogar besonders?

Dennoch kann man rückblickend auf die Diskussion berichten, dass tendenziell eher Full-Remote Lösungen im Teilnehmerkreis zur Sprache kamen.

Außerdem ist der Umgang mit Praktikanten, Studenten sowie bei Neueinstellungen elementar. Die Betreuung und Einarbeitung muss für einen guten Start gewährleistet sein. Der Markt bzw. die Bewerbersituation ist nicht einfach und wird tendenziell in Zukunft nicht einfacher (Stichwort bspw. Fachkräftemangel sowie Remote-/Office-Diskussion).

Wie schaffen wir “remote” Kulturen, die Mitarbeitende anziehen und halten?

  • Virtuelle Events kamen im Teilnehmerkreis teilweise gut an, häufig fehlte aber der physische/soziale Austausch.
  • Eine aus unserer Sicht gute Idee waren Podcasts für die eigenen Mitarbeiter:innen. Bspw. 15 Minuten Podcast pro Kolleg:in bei dem die privaten statt die beruflichen Aspekte in den Vordergrund gestellt werden. Diese Inhalte werden bspw. 1x wöchentlich oder monatlich mit dem restlichen Team geteilt. Auch neue Mitarbeiter:innen können sich diese in ihrem Onboarding anhören und entwickeln dadurch (vielleicht) schneller einen Bezug zu den Kolleg:innen, auch über eine Distanz. Definitiv eine innovative Idee.

 

Gesundheitsmanagement

Ein relevanter Punkt ist auch die Arbeitsplatzgestaltung und das Gesundheitsmanagement: Einige Agenturen haben Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit geboten, Bildschirme etc auch nach Hause mitzunehmen oder sogar Budgets für die Ausstattung zur Verfügung gestellt. Wir haben beispielsweise Kolleg:innen, welche die Arbeit am Laptop bevorzugen und diesen nicht mit den großen Bildschirmen verbinden wollen. Natürlich stellen wir uns hier die Frage: Wie viel darf man z.B. auch für zu Hause vorgeben? Denn die langfristige Gesundheit unserer Mitarbeiter:innen ist uns wichtig.

 

Termin-Tetris

Ob im Büro oder im Home-Office – ein Thema, das uns alle betrifft. Wir alle kennen es.  Kaum ist der eine Termin vorbei, startet der nächste bereits. So schnell kann man meist nicht den Raum wechseln – ob physisch oder virtuell. Geschweige denn, sich kurz gedanklich neu einstellen oder kurz abbiegen und sich was zu trinken holen. Ein Ansatz war, dass man bspw. nur maximal 2 Stunden täglich Kundentermine in den Kalender legt. Ein anderer wiederum, dass Termine statt 30 Minuten auf 25 Minuten und statt 60 Minuten auf 50 Minuten angesetzt werden. Diesen haben wir auch bereits für uns etabliert – so ist Puffer zwischen den Terminen und im Google Kalender gibt es bereits eine Einstellung dafür. So muss man den eigenen Kalender nicht minütlich im Blick haben, um sich schnell Blocker reinzulegen, damit der nächste Termin nicht wieder am vorherigen andockt. Und auch die Meetingräume sind pünktlich wieder frei. 

Aus der Diskussion haben wir die Idee mitgenommen, einen Workshop zum Thema “New Work’’ im Rahmen unseres monatlichen Agenturtages, anzubieten.

 

Führen in der Krise: Wie du dein Team und dich durch Krisen stärker machst – Mit Wolfgang Jung

Im Raum neben “New Work” brachte Wolfgang Jung eine These mit “Krise ist scheinbar das “neue Normal“. Er sagt, dass schon vor Corona und dem Ukraine-Krieg Unternehmer:innen mit vielen Umständen zu kämpfen hatten, welche sie nicht direkt zu verantworten hatten. Die Digitalisierung ist – besonders in unserer Branche – ein Beispiel. Nun kommen gefühlt immer mehr Krisen dazu.

Also redeten wir darüber, wie man Krisen erkennt, externen und internen Druck bewältigt und in der Krise am besten kommuniziert. Und: Kann man als Team vielleicht sogar gestärkt aus der Krise gehen? Auf jeden Fall ist das Thema Führung in der Krise “Corona” in den Fokus gerutscht.

 

Unter Druck entstehen Diamanten

Wenn Druck von außen kommt, ist es wichtig, das Team von innen zu stärken, mit einer starken und klaren Kommunikation und indem man Sicherheit vermittelt. 

Kintsugi, ist die japanische Kunst, aus Brüchen und schweren Zeiten neue Kraft zu ziehen.

 

Methoden um gestärkt hervor zu gehen

Natürlich gibt es auch verschiedene Methoden, um gestärkt hervorzugehen. 

  • Zum einen ist es immer gut mit dem Team in die Analyse zu gehen. Hole dein Team aktiv in die Rolle: Wie geht es Dir? Was beschäftigt Dich? Hast du Fragen?
  • Und ganz wichtig: Themen wie z.B. Zukunftsängste oder Fragestellungen wie: „Wie ist die Situation des Unternehmens?‘ Gibt es Sonderregelungen?” offen zu besprechen.

 

Team-Aktionen und (neues) Tempo

Passt die Arbeitszeiten bestmöglich an alle individuell an, habe kurze Abstimmungsintervalle, setze Krisen-Ziele und verifiziere diese regelmäßig.

Nehmt Euch noch bewusster mehr Zeit zum Reflektieren. Beispielsweise indem ihr die aktuelle Situation und die damit verbundenen regionalen Auswirkungen besprecht und in Szenarien denkt. Denkt an Agentur- und Projektszenarien für die Zukunft. 

 

Was sollte Führung (speziell in der Krise) leisten?

  • Kommunikation fördern, beruhigen, bestärken
  • Ruhe und Besonnenheit ausstrahlen
  • Akzeptanz für die Situation im gesamten Team auf gleichem Niveau fördern
  • Alle geplanten Maßnahmen deutlich uns unmissverständlich mitteilen
  • Teams und einzelne Teammitglieder (w/m/d) durch Vertrauen stärken
  • Kreativität und Engagement einfordern und würdigen
  • Entschlossenheit und Zuversicht zeigen
  • Klare Perspektiven aufzeigen

 

Public Speaking: Besser Reden – besser ankommen – mit Bane Katic

Richtig … noch ein spannendes Thema. Besser reden – besser ankommen war das erste Thema in Raum 3. Schon jetzt wird die Vielfalt der Themen klar und da wir glücklicherweise nicht in der Situation gesteckt haben, nur mit einer Person vor Ort gewesen zu sein – dann wäre eine Klonmaschine am Eingang das Optimalste gewesen.

Eine Kollegin hat sich zu Bane Katic in seinen Workshop gesetzt. Hier erklärte er, wie Ängste und Blockaden sicher überwunden werden können, um überzeugend vor anderen zu sprechen. 

Der Schauspieler und ehemalige Moderator der Oscar-Verleihung George Jessel sagte einmal: „Unser Gehirn funktioniert seit dem Tag unserer Geburt und hört nie auf – es sei denn, Du musst vor Menschen sprechen.“

On top gab es noch Praxis-Tipps, um souveräner vor Kamera und / oder Publikum zu wirken und damit besser anzukommen.

Was haben wir mitgenommen: 

  • Bist du aufgeregt? Dann warte kurz vorne, bis Du Dich sicher fühlst
  • Du entscheidest, wann du mit dem Reden beginnst. Nimm dir die Zeit!
  • Sag etwas mit Wirkung! Verwende keine klassischen Sätze wie “schön, dass alle da sind”
  • Wir sind oft besser als wir denken und schätzen uns schlechter ein, als wir tatsächlich sind
  • Wenn etwas wichtig ist: Bleib stehen! Bewege dich bei Themenwechseln.
  • Hab keine Angst davor, Pausen zu haben und zu machen.
  • Und das Wichtigste: Sei Du selbst und authentisch. Du musst und du wirst auch nicht jedem gefallen.

 

Time Tracking – notwendiges Übel oder sinnvolles Managementinstrument? – mit Olivia Kotzur und Sascha Behmüller

In dieser Diskussion waren alle Willkommen, die sich gerade mit dem Thema auseinandersetzen oder vielleicht auch bereits Input geben können. Geführt wurde diese von uns – Olivia Kotzur und Sascha Behmüller

Eine lebendige Diskussion später war unsere Annahme schnell bestätigt: Es beschäftigt viele verschiedene Firmen-Bereiche aus unterschiedlichen Perspektiven heraus. Dies haben zusätzlich im Laufe des Tages gemerkt, denn auch bei anderen Diskussionen war das Thema Time Tracking immer wieder präsent. Beispielsweise im Vortrag “War for Talents” oder “New Work”. 

Folgende Perspektiven haben wir u.a. identifiziert:

  • Wirtschaftlichkeit von Projekten
  • Abrechnungsgrundlage
  • Auslastungsplanung
  • Effizienz-Coaching
  • Kundenanforderung/-transparenz

Wichtig ist, sein Ziel zu kennen, warum und für was man Time-Tracking macht. Auch hatten wir Agenturinhaber:innen in der Runde, welche das System “wertbasierte Abrechnung” verfolgen und Time-Tracking als Ganzes ablehnen. Ein bestimmt spannender Ansatz, mit dem wir uns auch schon auseinandergesetzt haben.

Aus unserer Sicht ist es eine Business-Notwendigkeit zur Projektsteuerung und Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit. Eine Verknüpfung von Time Tracking mit Projektmanagement ist hier unterstützend und förderlich. Es braucht die richtigen Dashboards, für die richtige Situation.

Neben den Notwendigkeiten, gibt es auch noch das Gefühl der Belastung: Ist es ein Kontrollmechanismus? Das Gefühl der unnötigen Belastung durch die reine Tätigkeit des Trackings und auch Unklarheiten, wie und was getrackt werden soll. Viele Einzelfälle sorgen für Unsicherheit. Ganz klar: Mitarbeiter:innen in der gesamten Diskussion nicht vergessen.

Ebenso: Es ist kein schwarz und kein weiß – wir müssen einen Weg in der Mitte finden. Und es ist gut, wichtig und richtig, dass wir uns so intensiv damit auseinandersetzen. Dies hat so viel Wirkung und Auswirkung auf die unterschiedlichsten Bereiche.

 

Pitch Training – so gewinnst Du mehr Kunden – mit Bane Katic

Jetzt wird es spannend! Und zwar wurde uns allen der Spiegel vorgehalten. 

Wäre es nicht schön, beim Pitch zu wissen, was die Damen und Herren aus dem Einkauf WIRKLICH wissen wollen? Und noch besser, was sie WIRKLICH denken? Bane Katic hat es uns verraten. Der erfahrene Vertriebler kennt dank eines Projekts im Einkauf eines internationalen Unternehmens die “andere Seite” des Verhandlungstisches genau und weiß, wie wir bei potentiellen Neukunden punkten können – ohne dabei unterwürfig zu wirken.

 

Du kannst einen Pitch nur gewinnen, wenn Dir bewusst ist, dass deine Kunden nicht die Expert:innen sind. Sie schauen nach dem Preis und verstehen daher z.B. die Qualität nicht und können das auch nicht unbedingt wertschätzen. Es ist deine Aufgabe zu verstehen, was der Kunde will. 

 

Bane hat allen in den Raum die Frage gestellt “Wie pitcht man”? Und was da so zusammengekommen ist:

  • Leistungen in den Fokus rücken: Content, SEO, usw. ->  Was bietet man konkret an
  • Umstände spielen eine wichtige Rolle: Handelt es sich um Ausschreibungen von Kundenseite oder Agentur-Kooperationen oder Einladungen zu einem Pitch?
  • Der Pitch sollte eine Reise für dein Gegenüber sein – mit einem roten Faden.
  • Paraphrasiere: “Habe ich es richtig verstanden, dass…”

Ganz wichtig: Auch der Versand von einem Angebot ist eine Art Pitch!

Stolpersteine im Rahmen eines Pitches/Pitch-Prozesses können sein:

  • Subjektivität (bspw. von Entscheidern auf Kundenseite)
  • persönliche/unternehmerische Ziele von Kunden (nicht immer transparent bekannt)
  • wie viel Input/Zeit investiert man als Agentur? Was ist der vermeintliche Output davon?
  • Kunden setzen häufig auch eher auf „Sicherheit“ (bspw. geben namhaften Agenturen eher eine Chance statt unbekannten/kleineren Agenturen )

 

Was verschafft dir ein MINUS bei deinem Gegenüber? Nicht so viel bla bla, stattdessen lieber auf den Punkt kommen!

 

Und sonst so?

  • Zu spät sein?! Absolutes No-Go
  • Vermittel mit deinem Auftreten nicht: “Ich habe im Auto geschlafen, nachdem meine Frau mich rausgeschmissen hat”
  • Achte auf Details – nicht nur bei deinem Angebot: keine weißen Socken und dann noch nackte Haut zwischen Socken und Hose, schmutzige oder zu lange Fingernägel oder einfach schlecht rasiert. Warum? In dem Moment, indem du präsentierst, bist du das Aushängeschild der Firma, der Träger der Werte und Lösungen, der Stimmung und der Lösung für die Zielgruppe. Dein Auftreten spiegelt sich auf die Firma, das Produkt, die Leistung,…
  • Kommt auf den Punkt: Übertreibt es nicht mit der Firmenvorstellung – euer Gegenüber weiß meistens schon, warum sie euch eingeladen haben und auch nicht mit der Vorstellung des gesamten Leistungsangebots. Unser Gegenüber will das Angebot sehen, begeistert werden, den Preis verstehen und Euch ernsthaft in Erwägung ziehen.
  • Nach dem Gespräch ist meist vor dem Abschluss: Vergesst nicht Informationen nachzuliefern, nachzuhaken oder mit dem potentiellen Kunden in Kontakt zu bleiben.
  • Ich …also ich… und ja ich… eher vermeiden
  • Lückenhafte oder fehlerbehaftete Präsentationen

 

Wovon darf es aus Sicht der Befragten mehr geben?: Selbstbewusstes Auftreten und auf die Bedürfnisse eingehen!

 

Und außerdem:

  • Gepflegtes Äußeres und gut gekleidet, passend zum Produkt / Leistung entsprechend
  • Kurze Zusammenfassung der Anfrage, warum man heute zusammengekommen ist und Vorstellung des Angebots
  • Luft für eine Verhandlung lassen und preislich: Denn das erste Angebot ist selten das, was es letzten Endes wird.
  • Interesse zeigen und fragen, wie es weitergeht. Wie wäre es mit einer anschließenden Danke-Mail?
  • Im Zweifel: Immer weniger Bla-Bla und schneller auf den Punkt kommen -> deine Zeit ist mir wertvoll!

 

Das Unternehmen ist nur so gut, wie seine Mitarbeiter – Team-Fortbildung priorisieren mit Stephan Czysch

Die Diskussion mit Stephan Czysch war sehr interaktiv. Er hat das Tool “mentimeter” genutzt, um mit allen Personen im Raum in einen aktiven Austausch zu gehen und ein Stimmungsbild einzufangen. 

 

Was haben die Abstimmungen so ergeben?

“Verantwortung für die Nutzung von Fortbildungsbudget”: Bei der einen Hälfte “bei der Teamleitung”, bei der anderen und / oder “bei der Geschäftsführung”. 

Abstimmung „Neue Teammitglieder finden wir vor allem über:“ liegt: Die eine Hälfte „Interne Ausbildung“, die andere Hälfte „Anwerbung fertiger Mitarbeiter“. Hier hat eine Agentur von Ihrem Ansatz berichtet, eher “Juniors” einzustellen als “Seniors” und möglichst alle auf dem Weg zum Senior zu betreuen und zu beraten. Der Zeithorizont liegt dementsprechend bei: 1 Jahr Trainee, ca. 2 Jahre Junior, ca. 2-3 Jahre Intermediate und danach die Option auf Senior. 

Dann kam die Frage nach der durchschnittlichen Angehörigkeit in Agenturen. Die Antwort im Raum lag bei ca. 3-5 Jahren. Wie kann man es erreichen und fördern, dass Mitarbeiter:innen noch länger bei uns bleiben? Bei Entwicklungsgesprächen von/für Teammitgliedern immer die persönliche sowie fachliche Entwicklung besprechen. Bei einzelnen Agency Day Teilnehmern gibt es teilweise sogar quartalsweise Feedbackgespräche. Der Tenor lag bei 2x jährlichen Feedbackgesprächen, wovon 1x ein intensiveres Gespräch sein sollte – das andere Gespräch dann eher als Review/Status Quo Gespräch.

Diskussion bzgl. Gehaltsbänder/-ranges für Juniors, Intermediates, Seniors u.ä. zeigte, dass diese teilweise nicht öffentlich sind. Gründe dafür sind, dass bspw. lang anwesende Intermediate Mitarbeiter:innen auch mehr verdienen könnten als neue Senior Mitarbeiter:innen. In einigen Agenturen sind diese wiederum offen kommuniziert.

Und uns wurde ein interessanter Blog von Darius Erdt (DEPT Berlin) empfohlen, der sich u.a. mit Infos bzgl. Karrierepfaden auseinandersetzt: https://www.dariuserdt.de/karrierepfade-in-einer-seo-agentur/

 

Agentur Produkt-Portfolio optimieren – mit Sören Bendig

Wie schaffe ich es, im Online-Marketing dauerhaft zufriedene Kunden aufzubauen? Stimmt meine Ausrichtung bezüglich Neukunden vs. Bestandskundengeschäft? Eine strategische Diskussionsrunde und Inspiration zur sinnvollen Kalkulation von Produkten bzw. Services mit Sören Bendig.

Neben dem Account- und Produktmanagement ist “laut dem Publikum” eine neutrale Person notwendig. Das Account Management sollte für die Kommunikation und die Kundenbeziehungspflege verantwortlich sein, Team Consulting beispielsweise für das Inhaltliche.

 

Und: Upselling SO IMPORTANT!

Das Thema Upselling ist ein großes Problem bei fast allen Agenturen, obwohl es ein so relevantes ist. Es ist viel günstiger als die Akquise neuer Kund:innen. Es lässt sich integrieren in Jahresgespräche, QBRs oder im täglichen Kontakt mit dem Account Management.

Dennoch: 80 % der vor Ort befragten Agenturen gaben zudem an, dass sie Angebote ohne Up-Selling-Optionen an die Kund:innen herausgeben. Was spricht dagegen, noch auf etwas mehr (natürlich mit einem Mehrwert) hinzuweisen. Die Entscheidung liegt final beim Kunden.

Natürlich gibt es noch weitere Möglichkeiten:

  • Ein Angebot an Kund:innen kann reservierte Zeit für die Überwachung und den direkten und schnellen Eingriff, wenn aus der Überwachung heraus etwas zu tun ist
  • Oder auch Probleme erkennen, die dem Kunden vielleicht noch gar nicht bewusst sind und proaktiv darauf aufmerksam zu machen.
  • Tagessätze zu erhöhen ist nicht wirklich einfach und Kund:innen wollen mehr Transparenz. Was spricht also dagegen, neben Kosten für das Projektmanagement auch Kosten für die Tools auf den Kunden zu übertragen. Bspw. für einen SEO-Crawl von mehreren hundert- bis tausend Seiten? Auch der dafür notwendige PC kann in dieser Zeit nicht anderweitig genutzt werden.

 

Um das Thema Upselling in einer Agentur dauerhaft und nach gewissen Standards zu implementieren, fehlt es in Agenturen häufig an Ressourcen und Prozessen. 

71% haben angegeben, noch individuelle Angebote zu schreiben. Eine Standardisierung in der Erstellung von Angeboten spart Zeit und Kosten

Ist die fehlende Ressource „Personal“, lässt sich auch dies durch effizientere interne Prozesse teilweise sogar ausgleichen und abfangen. 

So oder so landen wir auch hier wieder beim Thema Time Tracking. Ein detailliertes Tracking auf Projekten kann dafür genutzt werden zu optimieren, Störungen zu eliminieren oder auch Handgriffe von Mitarbeiter:innen zu erfahren, die auch alle anderen unterstützen. Ist es möglich, einen Großteil seiner Leistungen so zu standardisieren und vergleichbar zu machen? Zumindest schadet es nicht regelmäßig mit den Daten die man erhoben hat auch eine Projekt Inventur zu machen.

 

Leadership-Entwicklung: Vom Hero zum Heromaker mit Darius Erdt

Fangen wir doch wieder mit einem Zitat an. Diesmal von Tom Peters, der angedeutet hat, dass Leader eigentlich weniger Heroes, sondern Heromaker sein sollten: “Great leaders create more leaders, not followers.”

In der Session wurde darüber gesprochen, wie viele Agenturen häufig in der Gefahr stehen, sich in einem “Owners Business Dilemma” zu befinden. Zu viel dreht sich um einen oder wenige Heroes – meist dreht es sich um die Gründer:innen und Geschäftsführer:innen. Doch das muss nicht sein! Aber wie kann das konkret umgesetzt werden? Darius Erdt hat eingeladen mitzudiskutieren.

 

Den Mitgliedern helfen ein Hero zu werden!

Von Zero zu Hero: Helfe deinen Mitgliedern ein Hero zu werden.

  • Erarbeite gemeinsam mit Mitarbeiter:innen Neuerungen.
  • Verfasst zusammen einen Artikel und erstellt zusammen einen Vortrag. Gebe Hilfestellungen für die ersten Schritte. Natürlich ist der zeitliche Aufwand erstmal größer und der Austausch intensiver, als es “einfach schnell alleine zu machen”. Doch mal ein bisschen in die Ferne geschaut, beantwortet sich die Frage schnell, wovon jede:r mehr profitiert. Wir sind überzeugt, dass durch das Zusammen und das Gemeinsam häufig beidseitig etwas mitgenommen wird.

Klingt vielleicht erstmal “hart”, aber lässt man es sich auf der Zunge zergehen, ist was wahres dran: Mitarbeiter sollten dahin gebracht werden, dass sie besser werden als ihre Führungskräfte und Führungskräfte besser als ihre Geschäftsführer. Das kann und sollte auch schon bei Bewerbungen/ Neueinstellungen berücksichtigt werden. Sie sollten dabei unterstützt werden, dass sie Sicherheit und Selbstbewusstsein bekommen und merken, dass sie gut darin sind, was sie jeden Tag hier machen. 

Wenn es um die Mitarbeiter- und Führungskräfteentwicklung geht, sollte die Personalabteilung als beratende Instanz involviert werden. 

 

Mitarbeiter:innen sind wichtiger als Kund:innen

Investiere Zeit in deine Mitarbeiter:innen und deswegen solltest du alles… also vieles… dafür geben, diese zu halten. Gute Mitarbeiter:innen sind in der aktuellen Zeit schwerer zu finden, wie neue Kund:innen. In der Diskussion kam auch hier wieder das Thema Gehaltsbänder veröffentlichen auf, um transparent zu sein. 

 

Es geht nicht um den gleichen Führungsstil, es geht um Werte

Ein weiteres Thema war ein Führungsstil-Coaching für Teamleads, damit der Führungsstil ähnlich ist. Hier geht es jedoch primär darum, dass “Werte” eingehalten werden. Denn wir Menschen sind unterschiedlich und daher sind “gleiche” Führungsstile so gut wie unmöglich. Beispielsweise könnten regelmäßig Workshops miteinander verbracht werden. Ein weiterer Ansatz ist, einen externen Coach zu involvieren. 

Folgende Buchempfehlungen haben wir uns notiert:

  1. „Scaling Up“ (englische Version bzw. deutsche Version)
  2. „Big Five For Life“ (englische Version bzw. deutsche Version)
  3. Das Hirtenprinzip
  4. Leadership: Die 21 wichtigsten Führungsprinzipien

 

Vermarktung von Agenturen: Langfristig die Wunschkunden erreichen mit Robin Heintze

Häufig ist es so, dass die Kund:innen mit der kleinsten Zahlungsbereitschaft den größten Support brauchen. Dann lasst uns gemeinsam mit Robin Heintze darüber sprechen, wie man langfristig die eigenen Wunschkunden für die Agentur findet!

Neukunden akquirieren? Aber wo?! Also da kam einiges zusammen: Inbound, Netzwerken, 1:1 Beziehungen, SEO, SEA, Dozententätigkeit in der Uni, Corporate Influencer, Kundenevents, Barcamp, Podcasts, Vorträge, E-Mail-Marketing, Tik Tok oder auch Social Ads. An dieser Stelle: Videos und Podcasts führen zu einer besseren Qualität. Dadurch kommen vielleicht nicht schneller Leads, häufig am Ende jedoch bessere. 

Wichtig ist: Kunden beobachten einen und entscheiden in der Regel nicht spontan. 

Daher lohnt es sich natürlich auch auf PR zu setzen. Platziere dich – ohne Bezahlung! – in Fachliteraturen, erscheine in Podcasts und werde so als Expert:in wahrgenommen. Es bringt häufig vielleicht keine direkten Leads, doch auf jeden fall spannende Kontakte. 

Natürlich haben wir auch über das Thema Messe gesprochen. Fazit ist, dass eine Messe alleine eher weniger ausschlaggebend ist. Besser dann ein bezahlter Vortrag auf der Messe + ein Messestand. Der Vortrag sollte nur unbedingt auch zur Messe passen.

Das 3 Säulen System ist Inbound, Outbound (manchmal muss man mit “warm calls” schubse) und Kooperationen.

Wie viele Mitarbeiter:innen arbeiten denn so im internen Marketing? Das Verhältnis war sehr unterschiedlich.Unabhängig davon, wie viele im internen Marketing arbeiten, sollten sie den gleichen “Wert” erfahren, wie Mitarbeiter:innen, die auf Kund:innen arbeiten. Weg vom Gedanken: Die geben Geld aus und die anderen holen es raus. 

Gehen wir mal weg vom Thema Vermarktung zum Ansatz “Mitarbeiter:innen sehr aktiv involvieren”: 

1 ) Mitarbeiter:innen eine Prämie bei Cross-und Up-Selling zu zahlen – ähnlich wie bei Recruiting. Hier muss dann natürlich klar geklärt werden, ob das nicht bereits eine Erwartungshaltung in der Jobausübung ist? Oder nicht sogar in manchen Jobs sogar mit der Hauptbestandteil?

2) Mitarbeiter:innen haben Umsatzziele oder Beteiligungen am Umsatz und muss oder sollte bei Vertriebler:innen ein Bonus bei Cross-und Upselling vereinbart werden?

 

War for Talents: Wie man gute Mitarbeiter hält & bindet mit Matthäus Michalik

Geeignete Mitarbeiter:innen für die eigene Agentur zu finden, ist der erste Schritt, doch diese Mitarbeiter:innen zu halten, ist wiederum ein ganz anderes Thema. Matthäus hat in seiner Diskussionsrunde mitgebracht, dass der Fachkräftemangel und Corona es Agenturen noch schwerer gemacht haben, gute Mitarbeiter:innen zu halten. Das kann daran liegen, dass die Firma bspw. sich noch nicht auf die neuen Gegebenheiten von “New Work” eingestellt haben.

Wie können Agenturen in der heutigen Zeit einen perfekten Arbeitsplatz bieten und Mitarbeiter:innen stärker binden – von Beteiligungsprogrammen bis hin zu Benefits gibt es viele Möglichkeiten zur Mitarbeiterbindung.

Es gibt Agenturen, die sehr bewusst nicht voll auf remote gehen, um den Mitarbeiter:innen einen Ort zu bieten, an dem sie physisch gemeinsam zusammenarbeiten (können). 

Auch kann es sinnvoll sein, mal eine Abfrage zu machen, welche Aufgaben jemand nicht so gerne übernimmt oder auch auf welchen Kunden man besonders gerne arbeitet und wieso? Hierdurch lernt man seine Mitarbeiter:innen noch mehr kennen, verstehen und kann aktiv und bewusst darauf eingehen und dies steuern. Durch die Analyse vom Time Tracking können auch Zeitfresser erkannt und angegangen werden. 

Auch das Arbeitszeitmodell kam zur Sprache. Montag bis Freitag oder doch Montag bis Donnerstag? 30, 36 oder doch 40 Stunden?

Und dann kam wieder ein ganz anderer Ansatz ins Spiel: Eine Agentur hat eine fix gebuchte Therapeutin, für Gespräche und den Austausch. Dies wird angenommen, genutzt und soll zu einem besseren Klima beitragen. 

Und was spricht dagegen, im Offboarding die Hemmung zu nehmen, doch zurückzukommen. Vielleicht nicht direkt – aber vielleicht mit weiterer Erfahrung im Gepäck zu einem späteren Zeitpunkt?

 

Die Spreu vom Weizen trennen Personalauswahl in der Praxis mit Sascha Kern

Last but not least gab Sascha Kern uns ebenso viel Input mit, wie und woran gute Mitarbeiter:innen erkannt werden und wie gut (teil-)strukturierte Interviews funktionieren? Bringen Leistungstests oder Persönlichkeitstest überhaupt einen Mehrwert?

Zuerst betrachteten wir die 4 Möglichkeiten im Bewerbungsprozess:

  1. Geeigneten Akzeptieren -> Beste Option, versteht sich natürlich von selbst
  2. Geeigneten nicht akzeptieren -> Nicht cool, doch ist dies auch oft der “Blinde Fleck”
  3. Ungeeigneten nicht akzeptieren -> Natürlich auch gut!
  4. Ungeeigneten akzeptieren -> Das ist der größte Schmerz… und genau dafür ist die Probezeit da. Diese sollte aktiv genutzt werden.

Akzeptieren = Eingestellt

Es gibt viele Verfahren, doch nicht jedes Verfahren ist für jeden geeignet. Es braucht den richtigen Eignungstest für die richtige Person. Daher überlege dir im Vorfeld:

  • Was ist wichtig für die Position?
  • Was sind kritische Situationen & wie kann die Person damit umgehen?

Hinterfrage mal deine aktuellen Erfolgsspieler:innen: Was macht die Person gerade richtig und was kann ich daraus ableiten? Und ja – mit diesen Informationen kann man die richtigen Fragen stellen, die richtigen Verfahren auswählen und damit die “Geeigneten” finden und “akzeptieren / einstellen”.

 

Abschieds-Dinner mit Keynote von Ex-Bundesliga-Schiedsrichter Lutz Wagner zum Thema “Entscheiden in Stresssituationen”

Und wenn das nicht schon genug wäre, kam dann noch das grand finale mit Lutz Wagner. Der Ex-Bundesliga-Schiedsrichter hat uns auf eine kurzweilige 90-minütige Reise zum Thema “Entscheiden in Stresssituationen” mitgenommen. Von Lutz haben wir nicht nur das Abseits erklärt bekommen und die TÜV-geprüften gelben- und roten-Karten kennengelernt und eingesetzt… nein. Er hat uns mit viel Witz und dennoch harter Realität auf eine Reise mitgenommen – mit vielen Parallelen zur Führungswelt und zum Agenturleben.

Chapeau Lutz, wir haben sehr viel gelernt. Besonders hängen geblieben ist, wie schnell Entscheidungen manchmal getroffen werden müssen. Doch schlimmer ist häufig sie nicht zu treffen.

Wer sich jetzt ärgert, die Keynote und alle anderen Diskussionen verpasst zu haben: Können wir verstehen. Dann würden wir doch sagen: Wir sehen uns am 30.6.2023 – in der Pyramide in Mainz beim nächsten OMT-Agency-Day?

Olivia Kotzur

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